Polityka prywatności dla kandydatów

Niniejsza polityka prywatności skierowana jest do osób fizycznych, które ubiegają się o pracę lub stanowisko szkoleniowe w firmie upjers GmbH (dalej "upjers"). Niniejszym oświadczeniem pragniemy poinformować Państwa w sposób przejrzysty i wyczerpujący o tym, w jaki sposób zbieramy i przetwarzamy dane osobowe w kontekście procesu aplikacji.

§ 1 Definicje

§ 2 Przekazywanie dokumentów zgłoszeniowych

§ 3 Gromadzenie i przechowywanie

§ 4 Przechowywanie i dostęp

§ 5 Niszczenie danych wnioskodawcy

§ 6 Informacje, zmiany, odwołanie

§ 7 Organ odpowiedzialny

§ 8 Inspektor ochrony danych

1. "Dane Kandydata" oznaczają, z zasady, wszystkie dane osobowe kandydata, które są zbierane przez firmę upjers w trakcie procedury aplikacyjnej. Dane osobowe to głównie te dane, które pozwalają na bezpośrednią identyfikację wnioskodawcy. Dane dotyczące wnioskodawcy są zatem przede wszystkim danymi podstawowymi (np. nazwa, adres) i świadectwami kwalifikacji (np. referencje). Dane osobowe obejmują również dane umożliwiające identyfikację wnioskodawcy za pomocą dodatkowych informacji. W związku z tym dane dotyczące wnioskodawcy to również informacje, które same w sobie nie ujawniają bezpośredniego odniesienia do konkretnej osoby, lecz są powiązane lub przypisane do innych informacji, co pozwala na wyciągnięcie wniosków na temat danego wnioskodawcy (przykład: odręczna notatka dołączona do dokumentów aplikacyjnych, która - nie podając nazwiska wnioskodawcy - podsumowuje zachowanie wnioskodawcy podczas rozmowy kwalifikacyjnej w sposób umożliwiający jego identyfikację).

2. Termin "dane kandydata" obejmuje dane zawarte zarówno na nośnikach danych, jak i w formie papierowej (np. folder z wnioskami, notatki odręczne, pamięć USB lub dane przechowywane na serwerach).

3. Termin "dane dotyczące kandydata" obejmuje dane zebrane bezpośrednio od wnioskodawcy, jak również dane zebrane od osób trzecich (np. informacje z sieci kariery zawodowej).

4. Termin "kandydata" obejmuje naturalnie zarówno kobiety, jak i mężczyzn, i jest używany tylko dla uproszczenia.

1 Zalecamy składanie dokumentów aplikacyjnych za pośrednictwem naszego kreatora aplikacji online. Można go znaleźć na stronie www.company.upjers.com/karriere/bewerbungs-assistent/. Transmisja danych za pomocą kreatora aplikacji jest zabezpieczona przez szyfrowanie HTTPS z funkcją Perfect Forward Secrecy.

2. Dokumenty aplikacyjne można również przesłać pocztą elektroniczną na adres job@upjers.com. Nasz serwer poczty elektronicznej obsługuje szyfrowanie transportowe STARTTLS oraz technologię szyfrowania Perfect Forward Secrecy. Zalecamy, aby dane osobowe nie były przesyłane w formie niezaszyfrowanej pocztą elektroniczną, ponieważ takie transmisje w Internecie są regularnie niezabezpieczone, a tym samym technicznie niepewne.

3. Jako firma z branży IT preferujemy elektroniczne przesyłanie dokumentów aplikacyjnych. Jeśli jednak nie jest to dla Ciebie możliwe, możesz wysłać swoje dokumenty aplikacyjne pocztą na adres upjers GmbH, Hafenstraße 13, 96052 Bamberg.

1. W pierwszej kolejności przetwarzamy dane osobowe, które przekazuje nam kandydat, np. w formie dokumentów aplikacyjnych lub w ramach rozmowy kwalifikacyjnej.

2. Ponadto możemy badać profile kandydata w odpowiednich sieciach kariery zawodowej (np. Xing, LinkedIn). Nie używamy stron profilowych w serwisach społecznościowych, które przede wszystkim odzwierciedlają prywatność wnioskodawcy, jako źródła informacji o wnioskodawcach.

3 Jeśli istnieją uzasadnione wątpliwości co do dokładności podania o pracę, możemy zapytać o nie poprzedniego pracodawcę, ale pytania te będą dotyczyły tylko wyników pracy, kwalifikacji i postępowania jako pracownik. Jeśli takie informacje będą konieczne, uzyskamy Państwa wyraźną zgodę z wyprzedzeniem.

I. Do czasu zakończenia procedury składania wniosków

Dane wnioskodawcy przechowujemy w formie papierowej w taki sposób, że osoby nieupoważnione do dostępu do nich nie mogą ich przeglądać. Również tylko osoby upoważnione do dostępu do przechowywanych danych wnioskodawcy mogą uzyskać do nich dostęp.

1. Dostęp do danych mają tylko te osoby, którym koniecznie powierzono realizację procesu składania wniosków i wybór odpowiedniego wnioskodawcy. Są to kierownictwo, bezpośredni przełożeni stanowiska, które ma być obsadzone, administracja personalna i dział prawny, o ile jest to konieczne do przeprowadzenia procesu aplikacyjnego. Administracja personalna jest organem odpowiedzialnym organizacyjnie za przetwarzanie danych dotyczących wnioskodawcy.

2. Jeżeli dane wnioskodawcy zostaną powielone w formie papierowej przez Administrację Kadrową w celu udostępnienia ich innym uprawnionym osobom w trakcie procesu aplikacyjnego, kopie takie zostaną zwrócone do Administracji Kadrowej niezwłocznie po zakończeniu procesu aplikacyjnego i zniszczone przez Administrację Kadrową zgodnie z § 5.

3. Jeżeli przechowywane dane wnioskodawcy są powielane elektronicznie i udostępniane innym upoważnionym osobom przez Administrację Kadrową, kopie takie muszą zostać usunięte natychmiast po zakończeniu procedury składania wniosków przez wszystkie upoważnione osoby, które otrzymały takie kopie.

4. Wszystkie dane wnioskodawcy są przetwarzane wyłącznie wewnętrznie. Nie przekazujemy danych wnioskodawcy osobom trzecim (np. usługodawcom personalnym).

II. Po zakończeniu procedury składania wnioskówi

1. kandydaci zatrudnieni

a) Po zakończeniu procedury składania wniosków i otrzymaniu potwierdzenia przez kandydata jego dane stają się częścią akt osobowych. Na czas trwania stosunku pracy akta osobowe są przechowywane wyłącznie przez administrację kadrową. Akta osobowe mogą być przechowywane w formie cyfrowej i na papierze.

b) Pliki osobowe w formie papierowej są przechowywane w taki sposób, że osoby nieupoważnione do dostępu do nich nie mogą ich przeglądać. W czasie trwania obecnego stosunku pracy dostęp do akt osobowych ma jedynie kierownictwo, bezpośredni przełożeni danego pracownika, administracja personalna i dział prawny, o ile jest to konieczne w danym przypadku do wykonania lub zakończenia stosunku pracy.

c) Po zakończeniu stosunku pracy akta osobowe są niszczone, chyba że jest to sprzeczne z ustawowymi obowiązkami przechowywania. Obowiązek prowadzenia dokumentacji przez różne okresy może jednak wynikać z prawa handlowego, podatkowego i socjalnego. Jeżeli istnieją prawne zobowiązania dotyczące przechowywania, dane osobowe zostaną zablokowane do momentu wygaśnięcia odpowiedniego zobowiązania dotyczącego przechowywania. Następnie akta osobowe zostaną natychmiast zniszczone, a wszystkie dane elektroniczne usunięte.

2. Odrzuceni kandydaci

a) Zarówno pisemne, jak i elektroniczne dane kandydatów są przechowywane przez administrację ds. zasobów ludzkich przez okres pięciu miesięcy od daty pisma o odrzuceniu kandydatury. Jeżeli dojdzie do sporu prawnego z wnioskodawcą, dane wnioskodawcy będą przechowywane po upływie tego okresu przechowywania do czasu rozwiązania sporu.

b) W okresie przechowywania dane wnioskodawcy w formie papierowej są przechowywane wyłącznie w taki sposób, że osoby nieupoważnione do dostępu do nich nie mogą uzyskać do nich dostępu. Elektroniczne dane wnioskodawcy przechowywane na nośnikach danych są blokowane do końca okresu przechowywania.

c) Po upływie okresu przechowywania dokumenty aplikacyjne przesłane pocztą zostaną zwrócone wnioskodawcy. Wnioski niezamówione wysłane pocztą zostaną zwrócone tylko wtedy, gdy wnioskodawca załączy do nich odpowiednio ostemplowaną kopertę.

d) upjers może zaproponować wnioskodawcy zachowanie/przechowywanie danych wnioskodawcy przez pewien okres czasu po zakończeniu procesu składania wniosków w celu uwzględnienia ich przy obsadzaniu przyszłych stanowisk. W takim przypadku upjers uzyskuje wyraźną zgodę wnioskodawcy. Zgoda ta może zostać cofnięta w każdej chwili.

1. Jeżeli okres przechowywania danych wygasł i nie uzyskano zgody lub nie udzielono zgody na dalsze przechowywanie danych wnioskodawcy, pisemne dokumenty aplikacyjne zostaną zwrócone lub zniszczone zgodnie z § 4 II 2. c), a elektroniczne dane wnioskodawcy zostaną niezwłocznie usunięte.

2. Procedura określona w pkt 1 zostanie również zastosowana, jeżeli wnioskodawca wycofał zgodę na przechowywanie/przechowywanie danych dotyczących wnioskodawcy.

3. Dokumenty w formie papierowej są niszczone zgodnie z normą DIN 66399. Zapisane dane wnioskodawcy zostaną nieodwracalnie usunięte.

1. W każdej chwili mogą Państwo bezpłatnie poprosić o informacje na temat przechowywanych na Państwa temat danych wnioskodawcy. Ponadto mogą Państwo poinformować nas o zmianach w swoich danych osobowych lub odwołać swoją zgodę na przechowywanie i wykorzystywanie Państwa danych. W tym celu prosimy o kontakt z nami, podając swoją prośbę:

jobs@upjers.com

2. W razie jakichkolwiek innych pytań dotyczących ochrony danych osobowych wnioskodawcy prosimy o kontakt:

Datenschutzbeauftragter@upjers.com

upjers GmbH

Prezes: Klaus Schmitt

Adres: Hafenstraße 13, 96052 Bamberg, Niemcy

Telefon: 0951/5109080

faks: 0951/5109080102
Email: mail@upjers.com

VAT ID: DE275673923

Numer rejestracyjny: HRB 5558

Sąd rejestrowy: Sąd rejonowy Bamberg

Email: Datenschutzbeauftragter@upjers.com

Stan polityki prywatności: 27.03.2017